راه اندازی سامانه جدید ثبت نام پایان نامه
در این سامانه داده های کامل اطلاعات پایان‌نامه‌های تحصیلات تکمیلی شامل سرفصل های کلی زیر نگهداری می گردد: اطلاعات کلی پایان‌نامه: کد پایان‌نامه، عنوان پایان‌نامه، نوع پایان‌نامه}تحقیقانی و عادی{، درجه تحصیلی }دیپلم، کاردانی، کارشناسی، کارشناسی ارشد و PhD{، رشته اصلی، رشته فرعی، بودجه (ریال)، سال، فصل }بهار، تابستان، پاییز و زمستان{، مکان، تاریخ تصویب، تاریخ شروع، تاریخ پایان، همکاران.) اطلاعات تفضیلی پایان‌نامه اطلاعات همکاران پایان‌نامه نگهداری پیوست‌های پایان‌نامه با امکان الصاق هرگونه فایل (متنی، صوتی، تصویری و ..) به یک پایان‌نامه(قابل انتشار بر روی شبکه اینترنت) رتبه های کسب شده پایان‌نامه ماهیت رسته‌ای پایان‌نامه لینک طرح‌های در رابطه با پایان‌نامه(در صورت موجود بودن سامانه طرح ها) لینک مقالات در رابطه با پایان‌نامه(در صورت موجود بودن سامانه مقالات) اطلاعات داوری انجام شده روی پایان‌نامه توسط داوران اطلاعات نتیجه بررسی شورا انجام شده روی پایان‌نامه توسط شوراها
سامانه جامع پایان نامه ها
https://project.arums.ac.ir/general/homePage.action
پایان‌نامه‌های تحصیلات تکمیلی (Theses)
۱- مدل داده :
در این سامانه داده های کامل اطلاعات پایان‌نامه‌های تحصیلات تکمیلی شامل سرفصل های کلی زیر نگهداری می گردد:
اطلاعات کلی پایان‌نامه:
کد پایان‌نامه، عنوان پایان‌نامه، نوع پایان‌نامه}تحقیقانی و عادی{، درجه تحصیلی }دیپلم، کاردانی، کارشناسی، کارشناسی ارشد و PhD{، رشته اصلی، رشته فرعی، بودجه (ریال)، سال، فصل }بهار، تابستان، پاییز و زمستان{، مکان، تاریخ تصویب، تاریخ شروع، تاریخ پایان، همکاران.)
اطلاعات تفضیلی پایان‌نامه
اطلاعات همکاران پایان‌نامه
نگهداری پیوست‌های پایان‌نامه با امکان الصاق هرگونه فایل (متنی، صوتی، تصویری و ..) به یک پایان‌نامه(قابل انتشار بر روی شبکه اینترنت)
رتبه های کسب شده پایان‌نامه
ماهیت رسته‌ای پایان‌نامه
لینک طرح‌های در رابطه با پایان‌نامه(در صورت موجود بودن سامانه طرح ها)
لینک مقالات در رابطه با پایان‌نامه(در صورت موجود بودن سامانه مقالات)
اطلاعات داوری انجام شده روی پایان‌نامه توسط داوران
اطلاعات نتیجه بررسی شورا انجام شده روی پایان‌نامه توسط شوراها
۲- گزارش های سیستم :
گزارش ها و تحلیل های مدیریتی از پایان نامه ها در سامانه ستادی در دسترس و قابل استحصال می باشند.(سامانه وب برای پوشش فرآیندها می باشد).
گزارش ها و شاخص های سامانه ستادی :
گزارش پایان نامه ها
امکان انتخاب هر یک از فیلدهای ذیل:
کد پایان‌نامه، عنوان پایان‌نامه، نوع پایان‌نامه}تحقیقانی و عادی{، درجه تحصیلی }دیپلم، کاردانی، کارشناسی، کارشناسی ارشد و PhD{، رشته اصلی، رشته فرعی، بودجه (ریال)، سال، فصل }بهار، تابستان، پاییز و زمستان{، مکان، تاریخ تصویب، تاریخ شروع، تاریخ پایان، همکاران؛ ...
امکان شرط گذاری بر روی هر یک از فیلدها
امکان مرتب سازی.
امکان تعیین نام و سایز فونت‌ها.
امکان تعیین رنگ‌‌ها.
امکان مشخص کردن عنوان گزارش.
امکان تنظیم نحوه چاپ شامل درج آرم، تاریخ، شماره صفحه وغیره.
امکان ذخیره گزارش‌ها به صورت HTML وTEXT.
(با استفاده از گزارش ذکر شده در بالا میتوان تقریبا هر نوع گزارش ستونی را از سیستم استخراج نمود.)
خروجی به Excel گزارش پایان نامه ها؛
گزارش جامع پایان نامه ها
خروجی گزارش جامع به فرمت Word
خروجی گزارش جامع به فرمت HTML
خروجی گزارش جامع به فرمت XML
۳- مدیریت گردش کار در سامانه تک لایه وب (Web Work Flow Management)
۳-۱) حدود و دامنه پوشش فرآیند : در نسخه فعلی موتور گردش کار پایان نامه های مطرح در این قرارداد؛ بخشی از فرآیند مربوط به پایان نامه که از مرحله ورود اطلاعات پروپوزال پایان نامه توسط پژوهشگر تا پایان مرحله تصویب پروپوزال پایان نامه پوشش داده می شود؛ در ذیل اشاره دقیق به دامنه و حدود مراحل پوشش فرایند و امکانات موتور گردش کار شده است
۳-۲) دامنه پوشش فرآیندی : مراحل موجود موتور گردش کار پایان نامه های نسخه ۱۴ جهت پوشش فرآیند بررسی و تصویب پروپوزال پایان نامه:
امکان ارسال اطلاعات و مستندات پیشنهاد (Proposal) پایان نامه به صورت Online توسط پژوهشگر به کارشناسان پژوهشی
بررسی پروپوزال پایان نامه توسط کارشناسان پژوهشی و امکان ارجاع مطالب توسط کارشناسان پژوهشی به پژوهشگر جهت اصلاح و بازنگری
امکان ارجاع پروپوزال توسط کارشناسان پژوهشی به یک یا چند داور
امکان مشاهده پروپوزال پایان نامه توسط داور و بررسی آن و ثبت نظر داور و ارجاع به کارشناس پژوهشی.
امکان ارجاع پروپوزال توسط کارشناسان پژوهشی به یک یا چند شورا
امکان مشاهده و بررسی پروپوزال پایان نامه توسط دبیر شورا و ثبت نظر شورا با توضیحات تکمیلی و الحاق مستندات و ارجاع به کارشناس پژوهشی.
امکان مختومه کردن یک مورد خاص ارجاع به داور یا یک مورد خاص ارجاع به شورا توسط کارشناس پژوهشی
امکان تائید پروپوزال پایان نامه توسط کارشناس یا رد آن توسط کارشناس
(در سامانه های چند لایه امکان اضافه نمودن مراحل بررسی توسط کارشناس؛ داوری و بررسی در شوراهای لایه ها نیز مقدور است).
۳-۳) امکانات موتور گردش کار :
امکان ارسال پیام کوتاه (SMS) در هر مرحله از مراحل موجود گردش کار و فرآیند پایان نامه ( تهمید زیر ساخت پیام رسانی بعهده خود سازمان است)
ارسال اطلاعات بصورت پست الکترونیکی در هر مرحله از مراحل موجود گردش کار و فرآیند پایان نامه (تمهید زیر ساخت مربوط به ایمیل سرور بعهده خود سازمان است).
ارسال پیام با استفاده از سیستم پیام رسان داخلی همراه با پیوست
تفکیک فرآیندها بر اساس نقش کاربر
تفکیک رکوردها بر اساس ساختار سازمانی و جایگاه افراد در سازمان در سامانه چند لایه
ابزار مدیریت کامل نامه‌های الکترونیک مربوط به پایان نامه
ابزار مدیریت کامل پیام‌های کوتاه مربوط به پایان نامه
ثبت تاریخچه گردش کار پایان نامه و امکان مشاهده آن
ثبت سابقه تغییرات
تذکر : موتور گردش کار پایان نامه ها بصورت مراحل متوالی و در یک محور طراحی و پیاده سازی شده است؛ امکان افزودن یا کاستن مراحل گردش کار در یک محور واحد موجود بوده و سفارشی سازی انجام می شود.(سفارشی سازی گردش کاری که مستلزم گردش کار در بیش از یک محور و یا با موجودیت اضافه باشد مستلزم تغییر زیر ساخت بوده و با پرداخت هزینه آن بصورت جداگانه قابل انجام خواهد بود).
۴- تسهیلات خاص سامانه پایان نامه ها :
* ابزار مدیریت فیلدها در سامانه وب (Web Base Fields Management Tool) باعث انعطاف بسیار زیاد سامانه جهت انطباق با نیازها و خصوصیات خاص می گردد.
این ابزار مدیر درگاه را قادر می‌سازد که فیلدهای لایه تحت وب سامانه را مدیریت نماید، بدین نحو که با استفاده از این ابزار مدیر درگاه که به لیست کامل کل فیلدهای سامانه دسترسی دارد مشخص می‌نماید که کدام یک از فیلدها در حالت وب نمایش داده شده و قابل مشاهده باشند و کدام یک از فیلدها نمایش داده نشوند، همچنین برای فیلدهای نمایش داده شده مشخص می‌نماید که فیلد در فرم‌های جستجوی پیشرفته/ جزئیات/ ورود داده نمایش داده شود یا خیر؟ همچنین مدیر درگاه می‌تواند رنگ/ اندازه/ فونت/ ترتیب/ اجباری یا اختیاری بودن/ عنوان فارسی/ عنوان انگلیسی فیلدهای قابل مشاهده را نیز تنظیم نماید، این ابزار دینامیک و پویا بوده و مدیر درگاه هر زمان که لازم باشد می‌تواند پیکربندی فیلدهای لایه وب سامانه را اصلاح و بروز نماید.
* ابزار مدیریت فیلدها در سامانه ستادی (Lan Base Fields Management Tool)
باعث انعطاف بسیار زیاد سامانه جهت انطباق با نیازها و خصوصیات خاص می‌شود.
این امکان یکی از خصوصیات بسیار کاربردی و منعطف سامانه پژوهان است که بندرت در سامانه‌های دیگر قابل مشاهده است و بر اساس آن مدیران سامانه هر سازمان می‌توانند بر اساس نیاز اطلاعاتی سازمان نسبت به تعیین/ تغییر عناوین فیلدهای اطلاعاتی در سامانه اقدام نمایند و حتی از طریق فیلدهای رزرو تعبیه شده در سامانه می‌توانند فیلدهای جدیدی در سامانه سازمان تعریف نمایند.
همچنین این امکان یکی از ویژگی‌های برجسته و قابل توجه سامانه پژوهان که بندرت در سامانه‌های دیگر قابل مشاهده است و بر اساس آن مدیران سامانه هر سازمان می‌توانند بر اساس نظر کاربران و تشخیص سازمان نسبت به تعیین محل/ اجباری- اختیاری بودن/ فعال- غیر فعال بودن تکمیل فیلدهای اطلاعاتی در سامانه اقدام نمایند و طبق آمار استخراج شده از نیازهای جدید سازمان‌ها تا حدود نود درصد نیازهای جدید سازمان‌ها با این امکان پوشش داده شده و مرتفع می‌گردد
سروش